La comptabilité générale est un instrument fiable qui répond à des normes comptables très strictes. Elle doit être sincère et être fidèle à la réalité de l'entreprise. De ce fait, il y a des obligations comptables à connaître, mais aussi et surtout, à respecter.

 Obligations comptables : différents régimes fiscaux

Les personnes physiques (commerçants) et les sociétés immatriculées au registre du commerce et des sociétés (RCS) ont dans l'obligation de tenir une comptabilité normale ou simplifiée, car elles sont soumises à un régime réel d'imposition. Elles doivent aussi respecter les règles du plan comptable général.

En ce qui concerne la comptabilité de l'auto-entrepreneur, ce bénéficie du régime fiscal de la micro-entreprise : il tient une comptabilité allégée en respectant l'enregistrement chronologique des recettes et des dépense par atégories ( ventes, prestations de service). Cela n'implique pas la présentation d'un bilan comptable annuel.

Obligations générales

Le commerçant et/ou les entreprises tiennent une comptabilité. Ils vont donc enregistrer quotidiennement et chronologiquement des flux financiers. Ils procèdent à un inventaire annuel et établissent aussi des comptes annuels à la fin de chaque exercice. Les annexes servent d'informations complémentaires.

L'établissement des comptes annuels doit être sincère et transmettre une image fidèle du patrimoine de l'entreprise, de la situation financière et du résultat de l'entreprise (article L123-14) du Code du commerce.

L'entreprise ou le commerçant peut aussi décider de confier sa comptabilité à un expert-comptable inscrit au tableau de l'ordre ou à un centre de gestion agréé.

Documents obligatoires

Les personnes physiques ou morales doivent tenir obligatoirement des livres comptables qui sont :

• le journal comptable : enregistrement chronologique des opérations ;
• le grand livre comptable : qui regroupe tous les comptes numérotés liés au plan comptable ;
• le livre d'inventaire : éléments chiffrés concernant l'actif et le passif de l'entreprise.

En ce qui concerne les comptes annuels à déposer, ils comprennent :

• le bilan comptable : actif et passif de l'entreprise ;
• le compte de résultat : qui reprend les produits d'exploitation, les charges d'exploitation et le résultat comptable ;
• l'annexe comptable commente le bilan et le compte de résultat.

Mais aussi :

• le rapport du commissaire aux comptes, si cela s'avère nécessaire ;
• le procès-verbal de l'assemblée approuvant les comptes ou un extrait du procès-verbal reprenant la proposition d'affectation du résultat et la résolution de l'affectation votée ;
• le rapport du conseil de surveillance si cela concerne une société anonyme à directoire ou une société en commandite par actions.

Obligations spécifiques

En ce qui concerne les grandes entreprises possédant au moins 300 salariés et un chiffre d'affaires de 18 millions d'euros minimum, celles-ci doivent présenter à l'administration fiscale :

• un actif réalisable et disponible ainsi que le passif exigible ;
• un compte de résultat prévisionnel (gains et pertes de l'entreprise) ;
• un tableau de financement et un bilan annuel ;
• un plan de financement prévisionnel.

Pour les groupes de sociétés, c'est-à-dire la holding (maison mère) et les filiales (filles), elles doivent présenter :

• des comptes consolidés qui reprennent l'ensemble des comptes des sociétés pour ne former qu'une seule entreprise ;
• un rapport de gestion du groupe ;
• un rapport des commissaires aux comptes sur les comptes consolidés ;
• le cas échéant, le rapport du conseil de surveillance.

Quand et où déposer les documents comptables obligatoires ?

Les comptes de l'entreprise sont obligatoirement approuvés par une assemblée générale ordinaire dans les 6 mois après la clôture de l'exercice social.

Dans le mois qui suit l'approbation des comptes, ces derniers doivent être déposés auprès du greffe du tribunal de commerce.

On peut les déposer contre remise d'un certificat de dépôt, par courrier postal en recommandé avec accusé de réception ou par voie électronique sur le site i-greffes (le délai est porté à 2 mois par internet).

Les comptes annuels sont ensuite publiés au Bodacc (Bulletin officiel des annonces civiles et commerciales). Le dépôt des comptes annuels est une formalité payante.

Mentions obligatoires sur une facture

La facture reprend les prestations et/ou des marchandises vendues. C'est un document commercial et comptable qui doit obligatoirement comporter certaines mentions, à savoir :

• date d'émission et numéro de la facture ;
• date de la vente ou de la prestation fournie ;
• identité de l'acheteur ;
• identité du vendeur et/ou prestataire (SIREN, code NAF, numéro RCS, adresse du siège social) ;
• numéro individuel d'identification à la TVA (excepté pour les factures d'un montant HT inférieur ou égal à 150 €) ;
• désignation du produit ou de la prestation ;
• décompte détaillé (quantité et prix),
• majorations éventuelles de prix (frais de transport, emballage....) ;
• prix unitaire hors TVA ou taux horaire hors TVA ;
• taux de TVA ;
• somme totale à payer hors taxes et toutes taxes comprises ;
• date ou le délai de paiement ;
• taux des pénalités de retard exigibles en cas de non paiement à la date du règlement.

Durée de conservation des documents comptables

La durée de conservation des documents diffères selon leur type.

Documents commerciaux

• Selon l'article L. 110-4 du Code du commerce, les contrats conclus entre commerçants, ou entre commerçants et non-commerçants, doivent être gardés au moins 5 ans.
• Les contrats concernant des biens immobiliers doivent être conservés pendant une durée de 30 ans selon l'article 2272 du Code civil.
• Le Code du commerce (article L.123-22) exige que certaines pièces justificatives soient conservées pendant 10 ans à compter de la clôture de l'exercice comptable (bons de commande et de livraison, factures clients ou fournisseurs, documents bancaires).

Documents comptables et juridiques

• Selon l'article L.123-22 du Code du Commerce, les documents comptables (livre journal, grand livre, livre d'inventaire) doivent être archivés pendant 10 ans à compter de la clôture du livre.
• C'est aussi le cas des comptes annuels (bilan, compte de résultat et l'annexe) à compter de la clôture de l'exercice comptable.
• Les registres de procès-verbal de conseil d'administration, conseil de surveillance, assemblée générale, rapports de gestion ou commissaires aux comptes doivent être conservés pendant 6 années minimum.
• Quant aux statuts, ils doivent être gardés pendant 5 ans minimum après la radiation de la société au registre du commerce et des sociétés.

Déclarations fiscales et sociales

Les déclarations fiscales doivent être gardées pendant 3 années civiles suivant celle au titre de laquelle la taxe est devenue exigible.

Les déclarations sociales doivent aussi être conservées pendant 3 ans, sauf pour les déclarations sociales concernant les caisses de retraite complémentaire qui doivent être conservées pendant 5 ans.

En bref !

En ce qui concerne une action en droit civil, la durée légale de conservation des documents est de 30 ans.

En cas de fraude ou de non respect des délais de conservation des documents comptables, le Code général des impôts punit d'une amende les contrevenants

Journaux comptables

En comptabilité générale, différents documents comptables sont indispensables : c'est le cas du journal comptable, du grand livre comptable et de la balance comptable.

Qui doit tenir des livres comptables ?

Tout commerçant, qu'il soit une personne physique ou morale, doit obligatoirement tenir des livres comptables (journal comptable, grand livre et livre d'inventaire), que ce soit sous forme manuscrite ou électronique, et ce, dans le but de recenser tous les flux financiers de la société.

Toutefois, il existe une exception : les personnes physiques disposant du régime de la micro-entreprise ou le statut d'auto-entrepreneur n'ont pas l'obligation de tenir des livres comptables.

Qu'est-ce qu'un journal comptable ?

Le journal comptable est un document qui enregistre toutes les entrées (colonne crédit) et sorties d'argent (colonne débit) :

• quotidiennement ;
• par opération
• de façon chronologique.

Ces différents mouvements vont donc affecter le patrimoine de l'entreprise.

Les journaux auxiliaires

Étant donné le nombre d'écritures comptables à enregistrer, il est rare d'un commerçant n'ait qu'un seul journal comptable.

Il existe donc des journaux auxiliaires qui vont compléter le journal comptable.

• journal de banque ;
• journal de caisse ;
• journal des achats ;
• journal des ventes ;
• journal de OD (opérations diverses).

Toutes les opérations comptabilisées dans les différents journaux auxiliaires sont ensuite centralisées dans le journal comptable. Ce dernier récapitule tous les totaux débits et crédits mensuels des journaux auxiliaires.

Comment comptabiliser les opérations comptables ?

Un compte possède deux colonnes séparées : un débit et un crédit.

• la colonne débit est à gauche ;
• la colonne crédit est à droite ;
• le solde est calculé à la fin.

Chaque opération est donc enregistrée dans un tableau appelé compte. Celui-ci est lié au plan comptable général de l'entreprise. Cette opération fait intervenir plusieurs comptes.

Le tableau suivant vous présente un exemple d'écriture au journal pour un achat de marchandise d'un montant de 1 700 € HT sachant que le paiement a été effectué par chèque bancaire et que la TVA est de 20% sur l’HT.

Comment tenir un journal comptable ?

Que le journal comptable soit tenu de façon manuscrite ou sous format électronique, il ne doit y avoir aucun blanc et aucune rature dans celui-ci.

Il doit être tenu en euros et doit contenir les informations suivantes :

• la date de l'opération ;
• le numéro du compte ;
• les comptes : débités et crédités ;
• le montant de l'opération ;
• le libellé correspondant aux pièces justificatives.

Le journal comptable doit être conservé pendant 10 années minimum à compter de la clôture du livre (article L. 123-22 du Code du commerce).

Grand livre comptable

Les sociétés ont l'obligation de tenir des livres comptables, à savoir : le journal comptable, le grand livre comptable et la balance comptable.

Qui doit tenir des livres comptables ?

Excepté pour les personnes relevant du régime de la micro-entreprise ou du statut d'auto-entrepreneur, tout commerçant, personne physique ou morale, se doit de tenir des livres comptables.

Qu'est-ce qu'un grand livre comptable ?

Le grand livre comptable récapitule tous les comptes de l'entreprise qui figurent au journal comptable. Toutefois, ils sont présentées autrement.

• Le grand livre va reprendre les écritures (entrées et sorties) qui ont été saisies dans le journal comptable en les affectant à un numéro de compte du plan comptable de l'entreprise. Chaque mouvement est donc recensé et rattaché à un compte.
• Pour plus de facilité, comme pour le journal comptable, le grand livre peut être découpé en plusieurs grands livres auxiliaires. Ceux-ci sont ensuite regroupés dans le grand livre comptable.

Éléments du grand livre comptable

Les comptes que l'on retrouve habituellement dans le grand livre sont :

• les actifs à court terme ;
• les biens d'équipement ;
• le passif ;
• les éléments de revenus et de dépenses ;
• les profits ;
• les pertes.

Tenir un grand livre comptable

Les comptes figurant au grand livre comptable sont classés dans l'ordre du plan comptable général (classe 1, classe 2, classe 3...).

Les informations recensées dans le grand livre sont :

• le numéro de compte ;
• l'intitulé du compte ;
• la date ;
• le libellé de l'opération ;
• le journal de comptabilisation, (ventes, achats, caisse, banque) ;
• le montant (débit/crédit).

Durée de conservation du grand livre comptable

Le grand livre comptable est un document très important pour l'entreprise, qui doit être conservé pendant 10 ans minimum à partir de la date de la dernière inscription sur ce dernier.

Qu'est-ce que le livre d'inventaire ?

Comme pour le livre comptable et le grand livre comptable, le livre d'inventaire est obligatoire. Cependant, il est moins fondamental et n'est réalisé qu'une fois par an.

On distingue, dans le livre d'inventaire, les éléments d'actifs et de passifs concernant l'entreprise. Il doit être très détaillé pour justifier le contenu de chacun des postes du bilan comptable.

À noter : un inventaire se doit d'être réalisé annuellement.

Balance comptable

Le journal comptable, le grand livre comptable et l'inventaire sont des documents comptables obligatoires. Il en est de même pour la balance comptable.

Qu'est-ce qu'une balance comptable ?

La balance comptable est un état financier qui est éditée à partir de l'ensemble des informations contenues dans le grand livre. Elle permet de contrôler la comptabilité.

Pour ce faire, celle-ci doit être équilibrée, elle reprend donc le total des débits qui doit être égal au total des crédits (total des soldes débiteurs égal au total des soldes créditeurs). Cela permet de vérifier que les différentes opérations ont été comptabilisées correctement selon le principe de la partie double.

Présentation d'une balance comptable

Des informations obligatoires doivent apparaître dans la balance comptable, c'est le cas :

• du numéro et de l'intitulé du compte ;
• du total des débits ;
• du total des crédits ;
• du solde du compte, qui apparaît :
• en « solde débiteur » si le total des débits est supérieur au total des crédits ;
• ou en « solde créditeur » si le total des crédits est supérieur au total des débits.

Objectifs d'une balance comptable

La balance comptable est cruciale pour :

• contrôler le bilan comptable et le compte de résultat ;
• vérifier la cohérence des comptes de la société.

La balance est également très utile pour la déclaration et le paiement de la TVA, car celui-ci est précisé sur la balance comptable.

Limites de la balance comptable

Bien qu'elle soit censée l'être, une balance équilibrée ne constitue qu'une indication : elle ne peut pas détecter une erreur d'imputation de compte, car les erreurs peuvent se compenser entre elles.

Les différentes balances comptables

Mise à part la balance générale, on peut distinguer différents types de balances comptables afin de mieux contrôler que les sommes des débits sont égales à celles des crédits, à savoir :

• la balance après inventaire ;
• la balance de clôture ;
• les balances auxiliaires ou (tiers) pour les fournisseurs et les clients.